Was ist eine Checkliste für das Projektmanagement?
Eine Checkliste für das Projektmanagement ist ein Dokument, das von Projektteams dazu verwendet wird, um einen Rahmen zu schaffen, indem Prozesse im Projektmanagement standardisiert werden können. Es ist ein unverzichtbare Werkzeug für vielbeschäftigten Projektmanager, um ihr Team auf Erfolgskurs zu bringen.
In der Regel ist eine Projektmanagement-Checkliste ein Blatt mit Platzhaltern, das hilft, verschiedene Projektaktivitäten zu dokumentieren, wie zum Beispiel:
- Projektplanung
- Zielsetzung
- Arbeitsplanerstellung
- Kostenverwaltung
- Aufgabenzuweisung
- Projektstatusverfolgung
Warum du eine Checkliste fürs Projektmanagement brauchst
Checklisten können deine Arbeit an Projekten, insbesondere an wiederkehrenden Projekten, die sich ähneln, sehr erleichtern. Wenn du eine Projektskizze manuell erstellst, hast du jedes Mal, wenn du ein neues Projekt beginnst, wieder den Aufwand eine neue Skizze zu erstellen. Arbeitszeit, die du auch gut für deine tatsächliche Projektaufgaben nutzen könntest.
Beim Start eines Projektes gibt es viel zu tun. Du musst einen Projektvorschlag erstellen, deinen Projektumfang definieren, einen Projektstrukturplan erstellen und vieles mehr. Wenn du jedoch einen Satz von Checklisten für das Projektmanagement besitzt, kannst du deine Projektdaten schnell eingeben und sofort loslegen. Auf diese Weise musst du nicht jedes Mal Zeit damit verschwenden, alles von Grund auf neu einzurichten.
Wie anfangs erwähnt, ist eine Projektmanagement-Checkliste ein Datensatz mit Platzhaltern für den Projektumfang, Arbeitspläne, Kosten und so weiter. Da dir all diese Informationen nach der Dateneingabe sofort zur Verfügung stehen, kannst du nicht nur auf wichtige andere Projektaufgaben konzentrieren, sondern auch gleich mit der Diagnose von Problemen während des Projekts beginnen und frühzeitig eingreifen. Checklisten für das Projektmanagement helfen dir Projektfallen, wie schlechte Projektplanung, schwaches Ressourcenmanagement und ineffektive Kommunikation zu vermeiden, die zahlreiche Projekt zum Scheitern bringen.
Die 5 Vorteile einer Projektmanagement-Checkliste
Nutze die folgenden 5 Vorteile von Projektmanagement-Checklisten für den Erfolg deines nächsten Projekts:
- Verbessere die Kommunikation auf allen Ebenen
Schlechte Kommunikation ist einer der Hauptgründe für das Scheitern von Projekten. Mit einer Checkliste im Projektmanagement kannst du alle Kommunikationsanforderungen eines Projekts berücksichtigen und eine Kommunikationsstrategie planen, die die Zusammenarbeit zwischen allen Ebenen des Projektteams fördert. - Weise die Ressourcen richtig zu
Eine schlechte Ressourcenzuweisung wird als zweithäufigste Ursache für das Scheitern von Projekten genannt. Mit einer entsprechenden Projektmanagement-Checkliste (z. B. einer Projektcharta) ist es für dich einfacher, einen einheitlichen Prozess sicherzustellen, dass die richtigen Ressourcen identifiziert und zugewiesen werden, bevor ein Projekt gestartet wird. - Spare Zeit, indem du Meilensteine pünktlich erreichst
Die Projekteinrichtung ist zeitaufwändig, insbesondere wenn du für jedes neue Vorhaben immer wieder Planvorlagen erstellen musst. Eine entsprechende Checkliste für das Projektmanagement trägt erheblich dazu bei, die Effizienz von Anfang an zu verbessern, da nicht mehr so viel darüber nachgedacht werden muss, was in der Vorlage enthalten sein sollte und was nicht. - Reduziere das Risiko
Alle Projekte sind mit Risiken verbunden (z. B. Terminkonflikte, Notfälle, zufällige Ereignisse, Verzögerungen und Kundenrevisionen). Durch eine Risikoanalyse werden diese identifiziert und verwaltet, damit ihre negativen Auswirkungen auf das Projekt minimiert werden. Eine Checkliste für das Projektmanagement kann dir beispielsweise dabei helfen, ein identifiziertes Risiko sofort zu sehen, einzuschätzen und einer verantwortlichen Mitarbeiter*in zuzuweisen.müssen, die dafür die Verantwortung übernimmt. - Verbessere die Dokumentation von Prozessen
Durch die Verwendung von Checklisten für das Projektmanagement unterstreichst du, wie wichtig es ist, Prozesse zu dokumentieren und zu archivieren. Die gesicherten Daten können dir beim Erfolg aktueller und zukünftiger Projekte helfen. Durch die Checkliste kannst du auf relevante Informationen zugreifen und Bezug nehmen, um dein Projekt zum Erfolg zu führen.
Nutze Lumiform für ein effizientes Projektmanagement
Papierbasierte Checklisten im Projektmanagement benötigen nicht nur viel Platz, sondern sind auch anfällig für Beschädigung und Verlust. Außerdem können sie einfach von unbefugten Personen eingesehen werden. Mit Lumiform kannst du eine Checkliste für das Projektmanagement erstellen, anpassen und dem Rest des Projektteams zur Verfügung stellen – und das alles mit nur ein paar Fingertipps. Darüber hinaus kannst du und dein Projektteam mit Lumiform als Projektmanagement-Software Folgendes umsetzen:
- Von Experten geprüfte Vorlagen aus der Lumiform Vorlagenbibliothek herunterladen und sofort einsetzen, oder deine Papiervorlage in das digitale Format von Lumiform konvertieren.
- Jederzeit und von überall auf deine Projektmanagement-Checkliste über die App per Smartphone oder Tablet zugreifen, um Daten online oder offline zu aktualisieren.
- Fotos und Kommentare in deine Checkliste für das Projektmanagement einfügen.
- Die Leistung und den Verlauf von Projekten in Echtzeit überwachen. Die Analysefunktion verwandelt ausgefüllte Formulare und Checklisten in wertvolle Daten, die du und dein Team zur Verbesserung von Projektprozessen nutzen könnt.
- Automatisch Berichte zum Projektmanagement generieren und digital mit den wichtigsten Stakeholdern teilen, um eine effiziente Kommunikation für die Entscheidungsfindung zu ermöglichen.
- Berichte und Dokumente zentral im Cloud-Speicher für eine sichere Datenaufbewahrung und einfachen Zugriff ablegen.